Les outils collaboratifs qui facilitent le télétravail

Vous souhaitez adopter le télétravail au sein de votre entreprise et de vos équipes ?

Definima vous propose de découvrir une liste exhaustive des meilleurs outils pour discuter avec vos collègues et échanger des documents.

DES OUTILS POUR COMMUNIQUER

• TEAMS

Pour les entreprises qui disposent d’un compte Office 365, vous avez la possibilité d’utiliser des logiciels tels que Teams. C’est une plateforme de communication collaborative, qui vous permet d’échanger via chat et via vidéo dans différents groupes que vous pouvez définir.

Le second avantage de cet outil : l’échange de documents.

Le point positif de Teams, vous pouvez retrouver tous les documents que vous avez préalablement sauvegardés sur OneDrive. Dans le package de Microsoft, vous retrouverez également l’outil Skype, très utilisé pour échanger via vidéo.

• SLACK

Slack c’est également une plateforme de messagerie instantanée qui est utilisée pour faciliter les échanges et le travail en équipe. Vous avez la possibilité de créer différents salons en fonction de différents projets par exemple, où vous avez la possibilité d’envoyer des fichiers et autres informations. Sur cette plateforme aussi, vous avez la possibilité de lancer des appels audios ou vidéos afin d’améliorer les interactions et le partage d’informations.

• DISCORD

Discord est une application qui permet d’échanger avec vos collaborateurs dans différents salons que vous prédéfinissez. Son fonctionnement est simple d’utilisation et facile à prendre en main. L’échange de fichiers est faisable mais limité à 8 MB par fichier envoyé.

Ces plateformes sont donc toutes quasiment similaires dans leur utilisation, elles facilitent les échanges instantanés entre les équipes en créant différents salons de discussions et permettent l’envoi de documents avec une taille limitée. Si vous ne parvenez pas à envoyer vos fichiers car ils sont trop volumineux, découvrez ci-dessous les outils les plus incontournables dans le partage de fichiers volumineux.

                     

DES PLATEFORMES DE PARTAGE DE FICHIERS

• ONEDRIVE 

Comme nous l’avons énoncé précédemment, OneDrive est accessible à toutes les personnes qui disposent du pack Office. Si ne n’est pas le cas, il suffit simplement de vous créer un compte et vous pourrez accéder à toutes les fonctionnalités offertes par Office 365. Le cloud vous permet alors de stocker vos données à hauteur de 5 Go que vous pourrez alors récupérer ou sauvegarder dans Microsoft Cloud : OneDrive. Ces données seront alors consultables et modifiables à n’importe quel endroit, tant que vous êtes connecté à votre compte Office 365.

Il est important de noter que la suite Office 365, en plus du cloud OneDrive, offre la possibilité de créer en ligne, des fichiers Word, Excel ou Powerpoint par exemple qui sont consultables et modifiables par toutes les personnes ayant un accès.

• DROPBOX

Dropbox est lui aussi un service de stockage en ligne, qui permet de partager des copies de fichiers, de consulter ou d’éditer des documents hors ligne. Le volume de stockage offert par la plateforme ne peut alors pas excéder les 2 Go. Au-delà, il faudra soit faire le tri dans vos documents soit passer à une version payante de l’outil.

• WETRANSFER

Wetransfer est un formidable outil quand il s’agit de partager des fichiers volumineux. Vous avez la possibilité de partager des documents allant jusqu’à 2 Go. Il vous suffit alors de rentrer l’adresse de votre destinataire afin qu’il puisse dès réception des fichiers, les télécharger et les éditer.

• GOOGLE DRIVE

Google Drive est disponible à toutes les personnes disposant d’un compte Gmail. Vous avez alors accès à un large panel d’outils online et qui ont la possibilité d’être partagés avec des personnes ayant ou non un compte Gmail.

Parmi les outils disponibles, on retrouve certains incontournables tels que les Docs, les Sheets, les Diapositives, les mails, ou encore Hangouts, qui est la messagerie instantanée développée par Google.

Le drive de Google possède un réel avantage comparé aux autres outils de stockages en ligne, il offre une réelle capacité de stockage équivalente à 15Go.

  

         

DES OUTILS DE GESTION DE PROJET

• TRELLO

C’est un des outils les plus simples et répandus chez les professionnels en ce qui concerne la gestion des tâches. Le fonctionnement est simple et intuitif : organisez tous vos projets formes de tableaux qui répertorient chaque tâche sous forme de carte. Trello offre également la possibilité de mentionner ou commenter certaines cartes présentent dans les différents tableaux.

• TICKTICK

C’est une application de gestion des tâches, une To Do List en quelque sorte. À la fois simple et puissante, TickTick vous aide à accomplir vos différentes tâches et les synchronise dans le cloud.

Vous avez alors la possibilité d’ajouter des rappels à certaines tâches les plus importantes ou de partager vos listes avec vos collègues ou amis par exemple.

TickTcik peut être utilisé sur plus de 10 plateformes différentes : ordinateurs, téléphone, tablettes, de quoi suivre au quotidien et n’importe où, votre To Do List.

• ASANA

Asana est une plateforme online de gestion du travail au sein d’une même équipe ou d’une entreprise par exemple. C’est une plateforme complète divisée en 3 fonctionnements majeurs :

• Organiser votre travail : Asana vous permet d’organiser votre travail en planifiant et en structurant les missions les plus importantes ou bien, de définir les deadlines à respecter.

• Garder vos projets sur les rails : en ayant la possibilité de suivre les étapes de chaque mission. Vous êtes alors constamment informé de l’avancée du travail et vous pourrez alors aider ceux qui en ont besoin.

• Tenir vos délais : L’outil offre la possibilité de créer un projet graphique qui est utile pour visualiser la planification des chacune des étapes. Il vous sera possible d’identifier les éventuels risques qui apparaissent pour réagir le plus rapidement possible.

Pour conclure, il est facile et peu coûteux pour les entreprises de mettre en place ces systèmes et ces outils de partages des informations digitaux.

Au sein de l’agence digitale Definima, nous sommes les premiers utilisateurs de ces logiciels. Nous les utilisons quotidiennement certains des outils, ils nous accompagnent dans notre travail au sein même de l’agence et lors de la mise en place de télétravail.

Ils nous permettent de rester constamment informés des dernières modifications effectuées sur les différents projets des clients que nous accompagnons et ainsi obtenir les meilleurs résultats possibles.