Association Culture et Loisirs de Léognan, outil interne sur mesure

Depuis plus de 10 ans, nous accompagnons l'Association Culturelle et Loisirs de Léognan (ACL) dans sa croissance et sa transformation digitale, en concevant une plateforme sur mesure qui répond à ses besoins complexes. Ce partenariat illustre notre expertise en développement d’applications web, en intégration d’API tierces et en création d’outils métiers personnalisés, pensés pour optimiser le quotidien des équipes et des adhérents.

ACL, véritable pilier de la vie locale à Léognan, propose un large panel d'activités sportives et culturelles à ses adhérents. Pour répondre à la complexité de son fonctionnement (gestion multi-activités, profils adhérents variés, plannings modulables), nous avons développé une application métier sur mesure capable de centraliser l'ensemble de ses besoins.

Cette plateforme permet à l'association d’organiser toutes les activités : poster en toute autonomie ses activités, y associer des horaires précis, limiter les places disponibles, et définir des critères de tarification selon les profils d’adhérents. Les membres peuvent s’inscrire directement en ligne selon leurs disponibilités et leurs centres d'intérêt. L'interface, adaptée à un large public, offre une expérience utilisateur fluide et intuitive, pensée pour optimiser le parcours utilisateur tout en assurant une gestion administrative rigoureuse en back-office.

L’outil ACL, c’est avant tout un système de gestion d'activités complet : chaque inscription peut être validée, refusée ou modifiée selon les critères internes de l'association. Des fonctionnalités spécifiques ont été développées pour :

• Appliquer automatiquement des remises (ex : familles nombreuses, tarifs réduits, multi-activités)
• Générer et envoyer des factures personnalisées en PDF
• Gérer des statuts multiples (inscription en attente, en liste d'attente, validée, annulée)
• Suivre les activités de tous les adhérents sur une saison entière, avec export de données
• Filtrer les inscrits par activité, statut, date ou tarif pour un pilotage précis

L’ergonomie du back-office est adaptée à des utilisateurs non techniques, permettant une prise en main rapide par les bénévoles et les salariés de l'association. Tout est centralisé : gestion des membres, documents…

Récemment, nous avons réalisé une évolution majeure de l’outil ACL : l’intégration d’un tunnel d'inscription en ligne avec paiement intégré via l’API HelloAsso. Cette fonctionnalité est une avancée cruciale pour l'association, qui peut désormais :

• Centraliser les inscriptions en ligne dans un tunnel fluide
• Sécuriser les paiements par carte bancaire, virement ou prélèvement
• Collecter directement les pièces justificatives obligatoires
• Réduire la charge administrative sur les encaissements et la relance des paiements
• Offrir une expérience utilisateur digne d’une plateforme e-commerce

Le tunnel guide l'utilisateur pas à pas jusqu'au paiement, tout en assurant la sécurité et la traçabilité des transactions. Ce système permet à ACL de gagner un temps précieux et de proposer une inscription accessible 24h/24, sur tous les supports.

Ce module de paiement connecté à HelloAsso est l’illustration parfaite de notre capacité à interfacer des solutions tierces au sein d’un écosystème digital existant. Nous avons accompagné ACL dans la configuration de l’API, les tests d’intégration, la gestion des webhooks et l’automatisation des relances. Résultat : un parcours d’inscription sans friction, qui valorise l’association et professionnalise son image.

Chez Definima, nous croyons en une maintenance évolutive des outils que nous développons. L'outil métier d’ACL est loin d'être figé : à chaque saison, nous ajustons le fonctionnement en fonction des retours utilisateurs et des nouvelles pratiques de l'association.

Mise à jour des frameworks, sécurisation des données, sauvegardes automatisées, améliorations UX : tout est mis en œuvre pour que la plateforme reste un levier d'efficacité pour les équipes et facilitateur pour les adhérents. Ce lien constant avec le client nous permet de proposer un outil toujours aligné avec les réalités du terrain et résilient face à l'évolution des usages digitaux.

L’expérience acquise aux côtés d’ACL illustre notre savoir-faire dans le développement de logiciels pour les associations

Nous concevons des applications métiers intelligentes pour les collectivités, associations, syndicats ou mêmes structures publiques. Si vous dirigez une organisation avec des besoins spécifiques, notre équipe vous accompagne pour imaginer, prototyper, développer et maintenir votre propre outil digital, totalement adapté à votre structure.