Co-nexpo : l’outil sur mesure pour réinventer l’expérience exposant

Lors de salons professionnels, chaque exposant a des besoins spécifiques, chaque événement ses contraintes propres et chaque espace son agencement particulier. Partant de ce constat, les équipes de Co-Nect avaient besoin d’un outil digital centralisé permettant de suivre, structurer et automatiser la gestion des événements, tout en offrant une expérience utilisateur fluide pour les exposants.

Definima a donc conçu Co-nexpo comme une application métier personnalisée, pensée à la fois pour les gestionnaires d’événements et pour les exposants. L’objectif était clair : éliminer les tâches manuelles chronophages, fiabiliser les informations, fluidifier les échanges et rendre l’organisation de salons plus agile.

Co-nexpo permet de gérer en toute autonomie l’ensemble des paramètres liés à un événement. Dates de début et de fin, délais d’inscription, périodes de majoration, ajout de logos, choix des couleurs, mise en ligne de documents (fichiers PDF, tutoriels, consignes techniques)… Chaque salon dispose de sa propre configuration, adaptée à son identité visuelle et à ses contraintes organisationnelles.

Cette personnalisation par événement offre à Co-Nect une flexibilité inégalée pour adapter son outil à chaque client, chaque secteur, chaque configuration. En quelques clics, un événement peut être cloné, ajusté, enrichi, sans toucher au cœur technique de la plateforme.

L’un des points forts de Co-nexpo est la gestion avancée des exposants. Chaque participant est intégré dans la base de données avec un ensemble complet d’informations : nom, prénom, entité, statut fiscal, langue de communication, email principal, contact référent, etc.

La structuration des données permet une segmentation fine et conforme aux normes en vigueur. La plateforme intègre un système multilingue (français, anglais, et bientôt d’autres langues), garantissant une navigation fluide pour les utilisateurs internationaux. L’expérience utilisateur est pensée pour être accessible, fluide et engageante, quel que soit le profil ou le niveau de familiarité avec l’outil.

Le cœur de la prestation événementielle repose surtout sur l’attribution et l’équipement des stands. Grâce à l’outil métier Co-nexpo, chaque stand est référencé avec précision : surface, hall, allée, numéro, nombre de murs, options d’équipement, configuration électrique, signalétique, moquette, mobilier, décoration mais également les services additionnels (wifi, parking, hôtesses…).

L’exposant peut faire ses choix en ligne, valider ses options, recevoir des devis personnalisés. Pour Co-Nect, cela représente un gain de temps considérable et une réduction des erreurs. L’équipe peut visualiser en temps réel qui a commandé quoi, quelles sont les demandes spécifiques, les prestations validées ou en attente.

Autre innovation majeure : la mise en place d’un système de relance automatisée. Chaque exposant est positionné dans un tunnel de conversion : inscription, choix du stand, commande des équipements, validation des fichiers, règlement… À chaque étape, des relances automatiques peuvent être envoyées, selon des scénarios définis.

Ce système intelligent permet aux équipes Co-Nect de piloter leur relation avec leurs clients avec efficacité et précision, tout en conservant une vision globale de l’avancée des préparatifs. L’outil identifie les freins, les abandons de commande, les profils inactifs, et permet d’agir vite et bien.

Parce que l’événementiel dépasse les frontières, la plateforme intègre plusieurs langues dès sa conception. L’architecture modulaire permet d’ajouter rapidement de nouveaux contenus traduits, pour s’adapter à des salons internationaux. La gestion des droits utilisateurs, des rôles et des interfaces s’adapte également à chaque contexte.

Mais le plus important, c’est que Co-nexpo est une plateforme vivante. Grâce à l’accompagnement continu de Definima, de nouvelles fonctionnalités sont en cours de développement :

• Un module de dépôt de BAT pour chaque exposant, facilitant la validation des fichiers d’impression
• L’intégration d’un assistant IA contextuel, par événement, capable de répondre aux questions des exposants 24h/24.
• L’optimisation UX/UI des interfaces FO et BO, pour encore plus de confort et d’efficacité.

Chaque évolution est pensée en co-construction avec les utilisateurs, selon une logique agile et pragmatique.

Au-delà de la performance technique, Co-nexpo s’impose comme un véritable levier de productivité pour Co-Nect. La centralisation des données, l’automatisation des relances, la personnalisation des événements, la fluidité du tunnel exposant… tout a été pensé pour offrir une expérience cohérente, efficace et moderne.

Ce projet confirme l’expertise de Definima en matière de développement de logiciels métiers personnalisés, en particulier dans des contextes métiers complexes comme celui de l’événementiel. La proximité avec les équipes, la rigueur technique et la culture de l’expérience utilisateur ont été les piliers de cette réussite.

Avec Co-nexpo, Co-Nect dispose désormais d’un outil stratégique, au service de son excellence opérationnelle. Et ce n’est qu’un début.