Outils de suivi et relance de factures sur mesure

Pour une gestion fluide et une trésorerie sécurisée

Des solutions personnalisées pour vos relances client

Chaque entreprise est unique, ses besoins aussi. Chez Definima, nous développons des outils sur mesure de gestion et de relance de factures, spécifiquement conçus pour les TPE et PME. Objectif : simplifier les relances, accélérer les paiements et améliorer la gestion de votre trésorerie. Grâce à des interfaces pensées pour vos usages réels, vous gagnez en efficacité sans alourdir vos process.

Contrairement aux solutions standardisées, notre approche sur-mesure permet de créer des outils parfaitement adaptés à vos réalités : volume de facturation, nature de vos clients, délais de paiement habituels, contraintes sectorielles, etc. Chaque détail est pris en compte pour offrir un outil ergonomique, intuitif et surtout, réellement utile ⚓

Nous pouvons également intégrer vos outils existants (comptabilité, CRM, ERP...) pour garantir une fluidité totale. Résultat : un suivi plus rigoureux, des relances mieux ciblées et un impact direct sur votre trésorerie. Gagner du temps, réduire les oublis, fiabiliser votre processus : c’est tout l’enjeu d’un bon outil de relance !

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Gain de temps
Processus automatisés pour éviter les tâches répétitives
Réduction des retards
Des relances planifiées et personnalisées
Suivi simplifié
Tableaux de bord clairs et synthétiques
Solution adaptée
Chaque outil est pensé selon vos besoins

Pourquoi choisir un outil sur mesure de relance ?

Des problèmes de trésorerie fréquents

Les retards de paiement sont un véritable fléau pour les petites structures. Ils créent des tensions sur la trésorerie, compliquent la gestion quotidienne et mobilisent des ressources humaines importantes pour des tâches répétitives. Un outil sur mesure permet d’automatiser ces tâches et d’assurer un suivi rigoureux, sans y consacrer un temps démesuré.

Un outil pensé pour VOTRE entreprise

Contrairement aux logiciels standards, souvent trop génériques, un outil développé sur mesure tient compte de votre réalité : votre volume de factures, vos types de clients, vos délais moyens, vos habitudes de communication, etc. Cela garantit une ergonomie plus intuitive, des résultats plus efficaces et une adoption facilitée par vos équipes.

Une meilleure image auprès de vos clients

Des relances professionnelles, régulières et personnalisées montrent que votre entreprise est structurée. Elles renforcent la relation client, évitent les malentendus, et favorisent un règlement plus rapide des factures. Avec Definima, vous transformez une corvée en opportunité de professionnalisation.

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FAQ sur les outils de relance de facture sur mesure

Qu’est-ce qu’un outil sur mesure de relance de factures ?

C’est une solution numérique conçue spécifiquement pour votre entreprise afin d’automatiser la gestion et la relance de vos factures clients, selon vos propres règles de fonctionnement.

Il est particulièrement adapté aux TPE et PME qui souhaitent professionnaliser leur gestion de trésorerie et gagner du temps sur les relances clients.

Vous obtenez un outil parfaitement adapté à vos besoins, qui s’intègre à vos processus existants et facilite un suivi rigoureux et automatisé de vos factures.

Oui, chez Definima, nous développons des solutions qui s’intègrent aux outils que vous utilisez déjà (ERP, comptabilité, CRM…).

Cela dépend de la complexité du besoin, mais un premier outil fonctionnel peut généralement être mis en place sous quelques semaines / mois.

Vous avez une autre question ? Contactez-nous

Les bonnes pratiques pour mieux relancer ses factures

Définir un processus clair de relance

Un bon outil repose sur une stratégie bien définie. Cela commence par l’établissement d’un calendrier de relances précises : à quel moment envoyer un premier rappel ? Faut-il relancer par mail, téléphone ou courrier ? Quelles sont les étapes suivantes si le paiement tarde encore ? Structurer ce processus de relance permet de systématiser vos actions et d’éviter les oublis ou les relances mal coordonnées. Le tout, sans alourdir votre quotidien.

Personnaliser les messages clients

Envoyer un rappel générique peut paraître impersonnel et inefficace. En personnalisant vos relances, vous montrez à votre client que vous connaissez sa situation, ce qui rend votre demande plus difficile à ignorer. Mentionner le montant dû, la date de facture, les éventuelles conversations passées ou accorder un ton professionnel mais humain peut faire toute la différence pour débloquer un paiement.

Automatiser sans déshumaniser

L’automatisation est essentielle pour gagner du temps, mais elle ne doit pas être rigide. Un bon outil de relance sur mesure permet à la fois d’automatiser des actions répétitives et de laisser une place à l’intervention humaine lorsque nécessaire. Cela peut être pour ajuster un message, suspendre une relance en cas de litige, ou adapter le ton à un client fidèle. L’humain reste au cœur de la relation client.

Suivre les paiements en temps réel

Pour relancer efficacement, il faut savoir précisément où en est chaque facture. A-t-elle été envoyée ? Vue ? Est-elle en cours de règlement ? Un bon tableau de bord permet de suivre toutes ces étapes en un clin d’œil. Cela vous évite les doublons, les erreurs et vous donne une vision claire de votre trésorerie à l’instant T, ce qui est indispensable pour bien piloter votre activité.

Évaluer régulièrement les performances

Un outil de relance doit évoluer avec votre entreprise. En suivant les statistiques de vos actions (taux de réponse, délais moyens de paiement, efficacité par canal de relance…), vous pouvez ajuster votre stratégie au fil du temps. Cette évaluation continue permet d’améliorer vos résultats, d’éviter les impayés récurrents et d’optimiser la relation client à long terme.

Nos autres savoir-faire

Cahier des charges

Pour encadrer et mener à bien vos projets web, la rédaction d’un cahier des charges est indispensable. L'idée d'un cahier des charges technique, dans le cadre du développement web, est d'aller au-delà des besoins et des projections.

Si besoin, nos équipes peuvent vous accompagner uniquement sur cette phase dont le but est d'ouvrir les possibilités du digital.

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Outil métier sur-mesure

Vos logiciels internes ne correspondent pas à 100% à vos besoins ? Vous perdez du temps opérationnel à cause d'outils compliqués, pas connectés et incomplets ?

Optez pour un outil métier sur-mesure, conçu pour répondre aux besoins spécifiques de votre activité, que ce soit un logiciel SaaS, une application web ou une interface mobile.

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Outil de communication interne

Pour une communication interne percutante, choisissez un intranet sur-mesure dédié à vos équipes ! Accessible à vos collaborateurs partout, l'intranet est une solution élégante et moderne pour la communication RH.

Maintenez les liens internes grâce à un outil construit pour vos besoins spécifiques de communication interne : actualités, informations métier, événements, invitations, mises à jour et bien plus.

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Extranet

Pourquoi créer un extranet sur-mesure ? Ce type de site web répond au besoin particulier de maintenir la communication et de centraliser les échanges d'information à travers différents interlocuteurs : clients, fournisseurs, collaborateurs, etc.

L'extranet sur-mesure favorise le travail collaboratif et permet un accès à vos système d’informations sécurisé et chiffré.

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Application mobile

Vous souhaitez une application mobile intuitive et innovante ? Développez votre propre appli mobile sur-mesure pour Android et iOS, conçue par des experts en UX / UI et développée par nos experts en informatique.

Definima met son expertise technique au service du succès de vos projets digitaux, et vous guide vers les meilleurs choix pour votre nouvelle application mobile.

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LMS (Learning Management System)

Pour soutenir l'apprentissage de vos collaborateurs, disposer d'un service complémentaire pour votre réseau ou monétiser votre expertise métier, la solution LMS (Learning Management System) peut répondre à toutes vos demandes !

Un site LMS sur-mesure offre de nombreux avantages, dont suivre l'avancé de vos apprenants, proposer des formations à distance (e-learning), des formations Blended Learning et simplifier l'administration via une plateforme unique de MOOC.

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PWA (Progressive Web App)

Pour offrir à vos utilisateurs une expérience fluide et mobile, optez pour une Progressive Web App sur mesure.

Conciliez le meilleur du web et du mobile avec une application adaptée à vos besoins, disponible hors ligne, rapide et sécurisée.

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SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines)

Automatisation des processus, centralisation des données, gain de temps... Un outil SIRH sur mesure est la clé pour moderniser la gestion des ressources humaines de votre entreprise. Chez Definima, nous développons des solutions RH adaptées à votre organisation, vos processus et vos outils existants.

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Logiciel de suivi de production

Chez Definima, nous développons des logiciels de suivi de production sur-mesure pour les TPE et PME industrielles. Objectif : digitaliser vos processus, améliorer la traçabilité, piloter la performance en temps réel. Conçu pour être 100% adapté à votre façon de produire.

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Création de logiciel SaaS

Chez Definima, nous développons des logiciels SaaS sur-mesure, pensés pour répondre à vos enjeux business. De l'idéation à la mise en production, nous vous accompagnons pour créer une solution web accessible, scalable et rentable.

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Automatisation

Qu’il s’agisse d’optimiser la gestion interne, de connecter vos outils ou de fluidifier vos échanges avec vos clients, nos solutions web et mobiles sur mesure et personnalisées automatisent ce qui vous prend du temps. Résultat : plus de productivité, moins d’erreurs et un business qui avance plus vite.

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