Les sites intranet offrent de nombreux avantages aux entreprises, notamment dans l’optique d’une communication simplifiée qui facilite la collaboration interne. Si vous cherchez à améliorer l'efficacité et la productivité de votre entreprise, les intranets peuvent être une solution à envisager. Pour la création d’un intranet performant et fédérateur, n’hésitez pas à nous confier votre projet !
Site intranet
Faciliter la communication interne
Pourquoi mettre en place un intranet ?
Communication et collaboration simplifiées
L'un des principaux avantages de l’intranet est qu'ils permettent une fluidité des informations entre collaborateurs. Les employés peuvent accéder aux informations et aux ressources dont ils ont besoin rapidement et facilement. Les sites intranet peuvent également faciliter la communication entre les différents départements de l'entreprise, ce qui peut améliorer l'efficacité et la productivité globales.
Accès contrôlé aux informations
Les sites intranet offrent également un accès contrôlé aux informations. Les employés peuvent accéder uniquement aux informations pertinentes à leur travail, ce qui peut aider à protéger la confidentialité et la sécurité des informations de l'entreprise. Les sites intranet permettent également de limiter l'accès aux informations sensibles aux employés ayant besoin d'une autorisation spécifique.
Gestion centralisée des ressources
Disposer d’un intranet sur-mesure permet une gestion centralisée des ressources de l’entreprise. L’accès aux informations se fait à partir d'une seule source centrale, réduisant ainsi les coûts de maintenance tout en améliorant l'efficacité. Les sites intranet peuvent également permettre une meilleure gestion des tâches et des projets en permettant aux employés de travailler sur les mêmes documents et projets en temps réel.
Amélioration de la culture d'entreprise
Enfin, les sites intranet aident à améliorer la culture d'entreprise. Ils peuvent être utilisés pour communiquer les objectifs de l'entreprise et les réussites à tous les niveaux de l'entreprise. Les sites intranet sont souvent utilisés pour encourager la collaboration et la participation des employés en proposant des forums de discussion et des groupes de travail.
Créer un site intranet sur-mesure
Évaluation de vos besoins
Pour créer un site intranet, la première étape consiste à évaluer les besoins de votre entreprise. Il est important de comprendre vos processus actuels, les informations et les ressources qui doivent être accessibles à tous les employés, ainsi que les niveaux de sécurité et d'autorisation requis pour accéder à ces informations.
Définition des rôles de chacun
Une réflexion importante en deuxième étape doit être portée sur les rôles des utilisateurs de votre intranet. Imaginez une hiérarchie pyramidale : en commençant par le simple utilisateur (souvent les salariés), puis les administrateurs (réservés à la direction) et enfin les super administrateurs (les gérants IT). Des accès spécifiques peuvent être créés selon le niveau de confidentialité des données, par exemple pour les chefs d’équipe, les responsables financiers et les auditeurs internes.
Planification et préparation
La troisième étape consiste en l’établissement d'un budget et d'un calendrier en fonction de vos objectifs. Des réunions de brainstorm et de collaboration sont établies dans l’objectif de lister les fonctionnalités dont vous avez besoin et de constituer des équipes de travail pour créer un intranet à votre image.
Conception du site intranet
Ensuite, lors de la quatrième étape, nos équipes spécialisées en UX se chargent de créer des maquettes pour visualiser la conception visuelle votre futur site. Cela inclut la création de la charte graphique et du design du site (logos, couleurs, typographies, etc.). Également à cette étape, nous en planifions son architecture, élaborons sa navigation et déterminons l'emplacement de vos différents contenus.
Développement d’un intranet
Passons désormais au développement web, soit la cinquième étape dans la création d’un site intranet. Cela implique la création de pages web, la configuration des serveurs, la gestion des bases de données et la mise en place des fonctionnalités nécessaires pour votre entreprise, comme l'accès à distance, le partage de fichiers, la messagerie instantanée, les forums de discussion, etc. Nous développons aussi des fonctionnalités spécifiques (par exemple : gestion des ressources humaines, gestion de projet, système de messagerie interne, etc.)
Tests et recettage du nouveau site
Après la mise en place du site et les configurations du serveur web, votre nouvel intranet est déployé sur un serveur sécurisé. La sixième étape consiste donc à tester votre intranet. Il est important de vérifier toutes les fonctionnalités de votre intranet et de corriger les éventuels bugs avant le lancement définitif. Les tests doivent également inclure la vérification de la sécurité, l'accessibilité et l'ergonomie de votre intranet.
Formation et déploiement
Il est important de considérer la formation de vos employés à l'utilisation de votre intranet pour un déploiement réussi lors de la septième étape. Par le biais de la communication interne, une formation devrait être proposée à tous les futurs utilisateurs pour qu'ils sachent comment accéder aux informations et aux ressources disponibles sur l'intranet. Une fois que tout le personnel est formé, vous pouvez déployer votre intranet pour une utilisation quotidienne.
Maintenance et mise à jour du site intranet
Pour assurer la qualité de service de votre site intranet sur le long terme, il est important d’en planifier sa maintenance et ses mises à jour, notamment pour des questions de sécurité. Grâce aux abonnements de maintenance Definima, vous bénéficiez d’une assistance technique, une gestion des contenus du site, une surveillance des performances et un support utilisateur.
Chez Definima
Nos outils préférés pour créer des intranets
- Adobe Xd : outil graphique qui définit vos maquettes d'intranet
- Figma : pour définir l’arborescence des contenus de votre site intranet
- Site de développement : un site de test pour l’intégration des contenus et des fonctionnalités avant le déploiement de votre site intranet
