Rollin, outil de gestion de chantiers TP sur mesure

Chez Rollin, entreprise spécialisée dans le terrassement, les travaux forestiers et l’enrochement, l'excellence opérationnelle n'est pas une option. Rollin a fait face à un défi colossal : transformer une gestion administrative et logistique fragmentée en un écosystème digital cohérent et rapide.

C’est là qu’intervient l’expertise de Definima. Notre mission n'était pas de simplement créer un outil métier sur mesure, mais de repenser l'intégralité du processus de gestion des bons de travail, des trajets, et de la flotte, en fusionnant des systèmes complexes (Google Maps, ONAYA, OCEAN) en une seule plateforme performante. Nous avons orchestré une transformation digitale complète, démontrant notre capacité à marier l'ingénierie data, le développement sur mesure et l'intégration ERP pour offrir un avantage compétitif décisif.

Le premier point de friction dans la gestion quotidienne des travaux publics est l'estimation et la validation des temps de trajets. Historiquement chronophage et source d'erreurs, ce processus nécessitait une refonte complète. Definima a conçu et déployé un outil temps et distance trajets sur mesure, intégrant la puissance de l'API Google Maps directement au cœur de la plateforme de gestion des bons de travail.

L'innovation majeure réside dans la gestion intelligente des données. Dès la saisie d’un bon, la distance et la durée du trajet domicile-chantier sont calculées systématiquement. Pour éviter la sursollicitation des API et garantir une rapidité d'exécution maximale, nous avons mis en place une table de sauvegarde qui stocke chaque occurrence unique (adresse domicile / adresse chantier) après sa première récupération via Google Maps. Si l’occurrence existe déjà, l’information est puisée instantanément dans la base de données. Ces données sont ensuite intégrées au bon correspondant.

Mais l'intelligence va au-delà du simple point A au point B. En exigeant le renseignement de l’ordre du chantier dans la journée, la plateforme est désormais capable d'identifier le premier et le dernier chantier, offrant une vision structurée de la journée de travail de l’employé. Cette granularité permet non seulement une rémunération plus juste, mais aussi l'établissement d'une fiche trajet employé détaillée.

L'efficacité d'un outil digital se mesure aussi à sa capacité à simplifier les tâches récurrentes tout en sécurisant le processus. Definima a centralisé la saisie des bons dans un formulaire désormais en une seule étape (vs trois auparavant), intégrant des validations de champs en temps réel. Nous avons optimisé l'enregistrement des données en révisant complètement les requêtes et l'affichage dans le listing des saisies. De plus, nous avons intégré la possibilité de faire apparaître les cases à cocher sélectionnées dans le listing.

La sécurité des données est primordiale dans un contexte de gestion des ressources. Une fois qu'une saisie est validée par le chef de chantier, Definima a rendu la modification impossible, transformant l'enregistrement en une saisie définitive. Cette modération par le chef de chantier garantit l'intégrité des données avant leur synchronisation avec l'ERP.

Nous avons également enrichi l'export des données essentielles. L'export des bons inclut désormais les notes et les commentaires par chantier. De même, l'ajout d'une option pour indiquer si un restaurant a été utilisé lors de la saisie des bons permet une gestion complète et précise des frais de mission directement dans l'export.
 

Dans l'univers des Travaux Publics (TP), le logiciel ONAYA est la pierre angulaire de la gestion d'entreprise. Pour Rollin, maintenir deux systèmes de gestion distincts était source de doublons et de risques. Definima a orchestré le couplage de la plateforme avec le logiciel ONAYA, assurant une synchronisation en temps réel de l’information.

Le personnel, les machines, et les chantiers sont récupérés grâce à une connexion API à intervalles réguliers, depuis ONAYA vers l'outil de gestion Rollin TP. La fréquence est calibrée pour garantir que les données de référence sont toujours à jour sans surcharger le système hôte.

D’autre part, la synchronisation montante des actions du terrain s’exécute en temps réel pour assurer l'instantanéité de la donnée financière et logistique. Qu’il s’agisse de l’enregistrement d’un bon (composé de date, personnel, chantier, panier), de l’affectation des machines (date, machine, chantier), ou de la gestion des absences (date, personnel, durée, type, associées à un chantier fictif dans ONAYA), chaque enregistrement est immédiatement envoyé à ONAYA. L'expertise de Definima en couplage ERP a permis de fluidifier les processus internes.

Pour atteindre le sommet de la maîtrise logistique, il fallait un module de suivi précis des ressources mobiles. Le couplage avec l’outil OCEAN a permis d'intégrer une couche de géolocalisation des véhicules et machines directement dans la plateforme RollinTP.

Ce module ne se contente pas d'afficher des points sur une carte. Il est un véritable outil d'analyse de la productivité. Lors de l'édition d'un bon, l'utilisateur a accès à une zone de suivi de l'utilisation. Il peut visualiser la première heure d'arrivée et la dernière heure de départ sur le chantier du véhicule associé au bon.

Pour un véhicule, l'historique des arrêts dépassant 15 minutes (hors arrêts au dépôt) est immédiatement consultable. Pour les machines, toutes les positions d'arrêts sont affichées, fournissant une traçabilité complète de l’activité sur le chantier. Cette fonctionnalité est alimentée par la récupération en temps réel des fiches journalières et des dernières positions via les API avec l’outil OCEAN, permettant aux chefs de chantier de modérer, valider et optimiser l’activité avec une précision inédite.
 

Le processus de facturation et de validation nécessite des documents officiels générés rapidement et avec une traçabilité irréprochable. Definima a revu l'intégralité du module d'édition, permettant l'édition des récap chantiers en PDF de manière automatique. La plateforme génère un fichier par responsable, puis les stocke sur le serveur avec une arborescence adaptée. Les administrateurs peuvent télécharger un document spécifique ou l'intégralité des PDF du mois en quelques clics.

Une fonctionnalité clé, garante de la traçabilité légale, est la génération d'une signature numérique sur le bon de commande pour le chauffeur. Lors de la validation, une signature avec nom et prénom est automatiquement appliquée.

Pour optimiser la sécurité et la supervision des actifs, Definima a développé un système de suivi des alarmes. Les utilisateurs peuvent ajouter, modifier et supprimer des alarmes et les associer précisément à trois types d'entités 

• Machine : l'alarme est liée à la dernière position connue du matériel chez OCEAN.
• Chantier : l'alarme utilise les coordonnées GPS du chantier.
• Autre : l'alarme est positionnée via des coordonnées GPS saisies manuellement.

L'association de l'alarme à un employé permet une responsabilisation claire et une intervention rapide. Le tout est visualisable sur la carte, permettant une réaction immédiate en cas de déviation, d’entrée ou sortie de zone, ou d’inactivité, et améliorant la sécurité et la supervision des actifs.
 

Ce projet ambitieux est le fruit d’une relation de confiance qui dépasse le simple développement web. Definima accompagne Rollin dans l'évolution de ses outils métiers depuis plus de 10 ans. Cette longévité est le témoignage d'une satisfaction client continue et d'un engagement à fournir une plateforme non seulement stable, mais évolutive. Au fil des années, nous avons assuré la maintenance, les mises à jour techniques et les intégrations nécessaires pour que la plateforme reste toujours en phase avec les exigences du terrain.