OREAG, création d’un intranet sur mesure et refonte du site vitrine

OREAG (Orientation et Rééducation des Enfants et Adolescents de la Gironde) est une association reconnue d’Utilité Publique qui accompagne chaque jour plus de 2 500 jeunes à travers tout le territoire girondin. L'enjeu pour Definima était de mettre en place une transformation numérique capable de refléter les valeurs de bienveillance de l'association tout en offrant des outils de pointe pour piloter une organisation complexe. Le défi consistait à remplacer un système vieillissant par une plateforme web capable de centraliser les données de dizaines d'établissements, de faciliter le recrutement de talents et de fluidifier la communication interne via un intranet. 

La première étape de notre collaboration a porté sur la charte graphique. Pour une structure comme OREAG, l'image de marque doit rassurer. Nous avons travaillé sur une interface moderne et épurée. Chaque choix de couleur, chaque typographie et chaque élément d’iconographie a été pensé pour créer un sentiment de proximité et de professionnalisme.

L’expérience utilisateur (UX) a été placée au centre de la réflexion. Naviguer sur le site d’OREAG doit être intuitif, que l’on soit un parent en recherche de solutions, un partenaire institutionnel ou un futur collaborateur. Cette refonte visuelle, c’est une mise en adéquation de l’image numérique avec la réalité terrain d’une association dynamique dans ses méthodes éducatives et de soin.

Pour propulser l'écosystème digital d’OREAG, nos experts ont fait le choix stratégique d’utiliser le CMS WordPress. Ce choix garantit à OREAG une solution évolutive, sécurisée et surtout pérenne. En isolant les fonctionnalités complexes  au sein d'un environnement WordPress optimisé, nous offrons aux administrateurs une interface intuitive. Cette souplesse technique permet d'allier la puissance d'un développement sur mesure à une simplicité d'utilisation quotidienne.

L’un des besoins critiques d’OREAG était l'autonomie. Avec 23 sites physiques, la mise à jour des informations sur le site vitrine peut vite devenir  long si l'outil n'est pas adapté. Pour répondre à cette problématique, nos experts en développement web ont intégré un Visual Composer simple d'utilisation.

Grâce à une interface "drag and drop", les administrateurs de l'association peuvent désormais modifier, ajouter ou réorganiser les contenus en quelques clics, sans aucune connaissance en code. Cette agilité permet à OREAG de rester réactive : une nouvelle fiche établissement, une mise à jour de contact ou une annonce urgente peuvent être publiées instantanément. Cette décentralisation de la gestion de contenu assure une fraîcheur d'information indispensable pour les familles et les usagers de Gironde.

Dans un secteur où les ressources humaines sont le pilier de l'activité, la section recrutement du site web a été traitée avec une attention particulière. Nous avons structuré un module de fiches de postes claires pour capter les meilleurs profils du secteur. En facilitant le parcours candidat, OREAG renforce sa marque employeur et optimise ses processus de sélection.

La structure de l'information a été pensée pour que l'accès aux soins et à l'éducation soit facilité. La cartographie interactive des implantations en Gironde permet aux familles de trouver immédiatement l'interlocuteur le plus proche.

Le véritable moteur de ce projet réside dans le développement d'un intranet sur mesure. Pour une structure comptant des centaines de salariés, l’outil de communication interne est le garant de la cohésion et de l'efficacité opérationnelle. Nous avons conçu un espace privé sécurisé qui dépasse le simple stockage de fichiers. Cet intranet intègre des fonctionnalités pensées pour le quotidien des équipes :

• Annuaire intelligent : un listing complet et filtrable de l'ensemble du personnel (Nom, prénom, service, téléphone, email) pour regrouper les 23 établissements.
• Centre d’actualités dynamique : un espace dédié à l'actualité institutionnelle où l'administration diffuse articles, agendas et communiqués de presse.
• Gouvernance et rôles avancés : gestion des droits d'accès segmentée par profil (Salariés, DG, membres du CSE, Conseil d'Administration, Bureau) garantissant la confidentialité des données.
• Cloud documentaire sécurisé : un système de dépôt de documents (PDF, JPG) avec des règles de visibilité strictes selon le rôle ou l'établissement de l'utilisateur.
• Portail de navigation unifié : accès rapides vers les outils métiers externes, notamment pour les demandes de congés et le portail du Comité Social et Économique (CSE).